Corporate Governance Bericht
Nach Ziffer 7 des Public Corporate Governance Kodex (PCGK) des Bundes
1. Unternehmensverfassung
Das Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH in Berlin ist als gemeinnützige GmbH organisiert, deren einzige Gesellschafterin die Bundesrepublik Deutschland ist (vertreten durch das Auswärtige Amt, im Folgenden: AA). Steuerungsgremien sind der Aufsichtsrat und die Gesellschafterversammlung, letztere bestehend aus den Referaten/Abteilungen des AA, die mit dem ZIF befasst sind (Federführung bei Referat S05-9).
2. Führungs- und Kontrollstruktur
2.1. Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat besteht aus einem/einer Staatsminister:in im AA, je einem/einer Vertreter:in des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg), des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) und des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) sowie je einem/r Vertreter:in der Fraktionen des Deutschen Bundestages. Sie werden von dem jeweiligen Bundesministerium bzw. der jeweiligen Fraktion benannt. Aufgabe des Aufsichtsrates ist es, die politische und gesellschaftsrechtlich erforderliche administrative Aufsicht auszuüben.
2.2. Gesellschafterversammlung
Die Gesellschafterversammlung setzt sich aus Vertreter:innen des AA zusammen. Sie nehmen die Aufgaben für die Alleingesellschafterin, die Bundesrepublik Deutschland, wahr. Für alle Angelegenheiten, die nicht einem anderen Organ durch Gesetz oder Gesellschaftsvertrag zur ausschließlichen Zuständigkeit überwiesen sind, ist die Gesellschafterversammlung zuständig. Dazu gehören unter anderem die Setzung der strategischen Prioritäten für die Geschäftsführung, Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung sowie die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates und der Geschäftsführung.
2.3. Geschäftsführer/in
Der/die Geschäftsführer:in nimmt die Geschäfte der Gesellschaft wahr, die der gewöhnliche Betrieb der Gesellschaft mit sich bringt. Dabei wird er/sie von einem/r Stellvertreter:in (stv. Direktor:in) unterstützt. Das Verhältnis zwischen Gesellschafterin und Geschäftsführung wird durch eine Geschäftsanweisung an die Geschäftsführung geregelt.
2.4. Internationaler Beirat
Der Internationale Beirat berät die Gesellschaft bei der satzungsgemäßen Erfüllung des Gesellschaftszweckes und unterbreitet zu diesem Zweck Vorschläge für das Arbeitsprogramm der Gesellschaft. Diese beziehen sich insbesondere auf die Fortentwicklung der zivilen Komponenten von Krisenprävention, internationalen Friedenseinsätzen und Peacebuilding.
3. Rechnungslegung und Abschlussprüfung
Die Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts erfolgt gemäß § 15 (1) Gesellschaftsvertrag durch die Geschäftsführung; sie werden dem Aufsichtsrat vorgelegt. Dieser prüft gemäß § 15 (2) Gesellschaftsvertrag den Lagebericht, Jahresabschluss und den Vorschlag zur Verwendung des Jahresergebnisses und berichtet hierüber schriftlich der Gesellschafterversammlung. Der Jahresabschluss 2022 wurde durch Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung des ZIF beraten und genehmigt. Die Geschäftsführung wurde einstimmig entlastet.
4. Vergütung
Die Geschäftsführerin erhält eine Vergütung, die einer B4-Besoldung nach Bundesbesoldungsordnung entspricht. Sie erhält keine monetären oder nicht-monetären Zusatzleistungen, Zulagen oder Aufwandsentschädigungen für im Interesse des ZIF wahrgenommene Mandate in Beiräten anderer Institutionen. Die Mitglieder des Aufsichtsrates und des Internationalen Beirates erhalten keine Vergütung.
5. Entwicklung des Anteils an Frauen im Aufsichtsrat, in der Geschäftsführung sowie den beiden Führungsebene unterhalb der Geschäftsführung
Dem Aufsichtsrat der 20. Legislaturperiode (2022) gehören 40 % Frauen an. Die Geschäftsführung wird von einer Frau ausgeübt. Der Ebene unterhalb der Geschäftsführung gehören unverändert zu 100% Frauen an. Der zweiten Ebene unterhalb der Geschäftsführung gehören 44% Frauen an.
6. Durchgeführte Aktivitäten für eine nachhaltige Unternehmensführung
Die Leitung des ZIF hat mit Hilfe der Task Force Nachhaltigkeit und dem Betriebsrat, die Leitlinien Nachhaltigkeit entwickelt und konkrete Maßnahmen für eine nachhaltigere Zusammenarbeit definiert, um den ökologischen Fußabdruck als Organisation zu reduzieren. Das ZIF achtet zum Beispiel besonders darauf, durch die Nutzung digitaler Alternativen zu Austausch- und Veranstaltungsformaten langfristig den Reisebedarf zu reduzieren und setzt auf Nachhaltigkeit bei Reisen und Hotelunterkunft. Ökologische Kriterien sind relevant bei der Beschaffung von Büromaterial und der Produktion von ZIF-Publikationen. Durch die Einführung neuer digitaler Arbeitsformen und Lösungen konnte der Papierverbrauch im letzten Jahr maßgeblich reduziert werden. Schon seit mehreren Jahren wird das ZIF am Ludwigkirchplatz in Berlin mit Ökostrom versorgt. Darüber hinaus werden Sensibilisierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter:innen – wie regelmäßige Informationsnewsletter und interne Veranstaltungen – durchgeführt, um noch mehr Bewusstsein innerhalb des ZIF-Kollegiums für nachhaltiges Leben und Arbeiten zu schaffen. Es wird die Nachhaltigkeitsstrategie des Bundes im Rahmen des Maßnahmenprogramms Nachhaltigkeit - „Nachhaltigkeit konkret im Verwaltungshandeln umsetzen“ verfolgt und aktiv umgesetzt, die am 25.08. 2021 durch das Bundeskabinett beschlossen wurde. Es gilt für alle Behörden und Einrichtungen der unmittelbaren und der mittelbaren Bundesverwaltung und damit u.a. auch für das ZIF als institutionellen Zuwendungsempfänger und Bundesbeteiligung des AA.
7. Durchgeführte Aktivitäten für eine gleichstellungsfördernde, tolerante und diskriminierungsfreie Kultur im Unternehmen
Das ZIF bekennt sich zu den Prinzipien der Diskriminierungsfreiheit, des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes und der Gleichstellung im Sinne des Bundesgleichstellungsgesetzes. Das ZIF ist ein sozial verantwortungsbewusster Arbeitgeber. Alle Gesetze und Prinzipien in diesem Bereich wurden umgesetzt. Der 2009 etablierte Betriebsrat vertritt das ZIF-Kollegium gegenüber der Geschäftsführung. Einmal monatlich und bei Bedarf darüber hinaus findet ein Jour Fixe des Betriebsrats mit der Geschäftsführung statt. Stellenausschreibungen werden diskriminierungsfrei formuliert und Diversität z.B. bei der Besetzung von Stellen bei gleicher Eignung gefördert. Alle Stellen werden zunächst ZIF-intern ausgeschrieben. Der Betriebsrat wird bei der Ausschreibung aller Stellen beteiligt und zur Mitwirkung bei den Vorstellungsgesprächen eingeladen. Stellenausschreibungen enthalten den Zusatz „Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt“. Das ZIF ist barrierefrei und ermöglicht somit Menschen mit körperlichen Einschränkungen Bewegungsfreiheit in den Räumlichkeiten.
8. Durchgeführte Aktivitäten für eine Arbeitskultur, die die Vereinbarkeit von sozialen
Verpflichtungen und Beruf ermöglicht
Das ZIF hat zur Vereinbarkeit von sozialen Verpflichtungen und Beruf folgende Maßnahmen implementiert: Sofern möglich, werden Stellen auch in Teilzeit ausgeschrieben. Gleitende Arbeitszeit auf Basis einer entsprechenden Betriebsvereinbarung macht eine auf die persönlichen Bedürfnisse zugeschnittene Arbeitszeitplanung möglich. Dienstreisen und Veranstaltungen werden nach Möglichkeit so geplant, dass sie nicht außerhalb der Dienstzeiten stattfinden. Urlaubsplanungen in Arbeitsbereichen werden auch unter Berücksichtigung der privaten und familiären Bedarfe gestaltet. Eine Betriebsvereinbarung zum mobilen Arbeiten und die hierfür erforderliche technische Ausstattung ermöglichen die Ausübung der Tätigkeit außerhalb des Büros.
9. Entsprechenserklärung nach Ziffer 7 des Public Corporate Governance Kodex des Bundes
Geschäftsführung und Aufsichtsrat des ZIF erklären gemäß Ziffer 7.1 des Public Corporate Governance Kodex des Bundes, dass dessen Empfehlungen mit folgenden Ausnahmen entsprochen wurde und wird:
1. Frequenz Aufsichtsratssitzungen und Teilnahme des Abschlussprüfers
Abweichend von Ziffer 6.5 tagt der Aufsichtsrat in der Regel nur einmal jährlich. Die Häufigkeit der Sitzungen wird auch durch die zeitliche Verfügbarkeit seiner Mitglieder begrenzt. Abweichend von Ziffer 8.2.6 wird von einer Teilnahme des Abschlussprüfers an der Aufsichtsratssitzung aufgrund der Größe des geprüften Unternehmens abgesehen. Die Geschäftsführung berichtet über die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung.
2. Geschäftsführung
Abweichend von Ziffer 5.2.1 PCGK besteht die Geschäftsführung aus nur einer Person. Dies entspricht dem derzeit geltenden rechtlichen Rahmen (Gesellschaftsvertrag). Das in 2.3.6 der Richtlinien für eine aktive Beteiligungsführung bei Unternehmen mit Bundesbeteiligung vorgesehene „Vier-Augen-Prinzip“ auf Ebene der Geschäftsführung wird durch die interne Ausgestaltung der Prozessabläufe im ZIF sichergestellt.
3. Vermögenshaftpflichtversicherung (D&O-Versicherung)
Abweichend von der Ziffer 4.3.2 PCGK umfasst die Versicherung zur Absicherung der Geschäftsführung gegen Risiken aus der beruflichen Tätigkeit keinen Selbstbehalt von mindestens 10%. Der Gesellschafter befürwortete den Abschluss der Versicherung. Die Geschäftsführung hat sie zur Voraussetzung für die Übernahme der Verantwortung einer sekundierenden Einrichtung gemäß § 2 Nr. 4 Sekundierungsgesetz gemacht. Die Verantwortung der Geschäftsführung ist im Sekundierungskontext von einem außerordentlich hohen Maße an Arbeitgeberfürsorge geprägt, bei der das Leben und die Gesundheit von Sekundierten im Kontext von volatilen Krisengebieten zu sehen ist. Die Geschäftsführung arbeitet in einem engen Gefüge, manchmal in einem Spannungsfeld mit verschiedenen Partnern: dem Auswärtigen Amt als Gesellschafter und politischem Auftraggeber, den multilateralen Missionen und den Sekundierten. Die Umstände, die zu einer Haftung führen könnten, sind bedingt durch komplexe Verantwortlichkeiten. Es könnte also eine Haftung von Faktoren geprägt sein, die der Geschäftsführung zugerechnet werden, die sie aber selbst nur begrenzt beeinflussen kann, auch bei der Beachtung aller Regeln ordnungsgemäßer Unternehmensführung (z.B. sich verändernde Sicherheitslage an einem Missionsstandort). Daher ist eine Geschäftsführerhaftpflichtversicherung ohne Selbstbehalt angemessen.
4. Einrichtung eines Compliance Management Systems
Ein Compliance Management System (Ziffer 5.1.2) soll nach Erscheinen der erwarteten Handreichung des BMF erarbeitet werden. Die Einhaltung der compliance-relevanten Regelungen und Handlungsweisen, insbesondere die Korruptionsprävention, wird jedoch durch interne Prozesse und Schulungen sichergestellt. Diese werden jährlich im Rahmen der Wirtschaftsprüfung geprüft und sichergestellt.
5. Veröffentlichung der PCGK-Berichte der vergangenen 5 Jahre
Abweichend von Ziffer 8.2.5 erfolgt die Entsprechenserklärung zum PCGK-Bericht erst seit dem Jahr 2019 in Berichtsform. Die Berichte zu den Folgejahren werden auf der Website zugänglich gemacht. In den Vorjahren wurde der Publikationspflicht durch eine Entsprechenserklärung auf der Website nachgekommen, die jedoch nicht in Berichtsform erfolgte.